엑셀 데이터 정렬 제대로 알고 자료 섞이지 말자!

엑셀 데이터 정렬 제대로 알고 자료 섞이지 말자!

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안녕하세요, 엑셀 청년입니다. 오늘은 다양한 데이터들이 있을 때에 정렬을 하고 싶을 때 방법을 알려드리려고 합니다. 응근히 필터를 통해서 오름차순/내림차순 하는 방법을 아는 분들이 많지만 데이터 정렬을 통해서 다수 기준 정렬을 하는 방법을 모르시는 분들이 많더라구요!

- 질문자 : 김*얀

Q. 주소를 구분해야 하는데 큰분류, 작은분류를 동시에 인식해서 정려를 해야 하는데 되지가 않는다. 어떻게 해야할까요?

A. 필터는 한가지 기준으로만 가능하기에 '엑셀 데이터 정렬' 기능을 사용하여 다수 기준으로 설정을 해야합니다. 여기서 주의해야 할 점은 내가 변경하고 싶은 데이터 범위를 전체 지정해야 한다는 점 잊지마세요!

아래 예시는 회원 데이터 명단입니다. 주소1, 주소2로해서 큰분류, 중분류로 주소를 나눴습니다. 서울은 서울별로 하위 구 정렬, 경기는 경기별로 하위 구 정렬을 진행하려고 합니다. 그렇다면 위에 설명드렸던것과 같이 엑셀 데이터 정렬을 해야겠죠?

위는 주소1을 필터를 통해서 정렬한 화면입니다. 당연히 주소2에 있는 것들은 정렬이 안되고 주소1 한 열만 정렬이된걸 볼 수 있습니다. 하지만 우리가 원하는건 주소1과 주소2가 동시에 정렬이 될 수 있는 결과값을 원하기 때문에 필터는 버려주시고 아래 방법대로 진행을 해보시면 좋을 것 같습니다.

우선 이 부분이 가장 중요합니다! 예전에 제가 전 직장에서 급여를 주기 위해서 데이터를 정리하는 도중에 데이터 정렬을 사용한 적 있습니다. 엑셀 데이터 정렬은 반드시 내가 편집하고자(정렬하고자)하는 범위를 전체 설정해서 기준을 내려야되는데 한 부분만 설정한다면 데이터가 모두 틀어져버리는 쇼킹한 결과값이 발생합니다 이점 꼭 명심하세요! 위에도 파랑색 영역이 바로 데이터 범위를 전체적으로 설정한 겁니다.

정렬하고자하는 데이터를 전체적으로 지정 한 후 "데이터-정렬"을 누르시면 위에 창이 활성화 됩니다. 위에 2개 기준이 있는데 먼저 우선시 되야하는 기준이 주소1(서울/경기)니깐 먼저 지정을 해준 후 상단에 '기준 추가(A)'를 클릭한 후 다음 기준 주소2를 누릅니다. 정렬(오름차순/내림차순)은 자신이 원하는 결과값이 어떤 정렬기준인지 확인하신 후 설정하면 됩니다. 위와 같이 설정한 후 확인을 누르면은 아래와 같이 주소1영역은 서울/경기로 정렬이 됐고 그 하위 개념이였던 주소2도 오름차순으로 ㄱ,ㄴ,ㄷ~순으로 정렬이 알맞게 된거 보이시죠? 엑셀 데이터 정렬 쉽지만 데이터 전체범위하는거 꼭 잊지마시길 바랍니다!

그렇다면 한가지 실험을 해봤습니다. 위에 데이터범위를 전체 설정을 하라고 했는데 아래 한번 실험을 해봤습니다. 전 '이름, 주소1, 주소2' 이 3개 열만 범위를 지정(Cell phone 열 제외)한 후 위에 기준 그대로 엑셀 데이터 정렬을 해보려고 합니다. 우선 결과부터 이야기하자면 Cell phone 부분은 범위 지정이 안됐기 때문에 고정이 되고 나머지 범위 지정한 부분만 정렬이 됩니다. 그렇기 때문에 아래 예시를 보면 우측에 '한** 7418' 보이시죠? 이 의미는 현재 한** 010-****-7418에 원래 값이고 정렬이되면 이것도 바뀌어야된다는 의미입니다.

하지만 맨 마지막 사진 결과값을 보시면 서** 010-****-7418로 수정된걸 보이실겁니다. 번호는 고정되고 다른데가 틀어져버린겁니다. 실무에서 이렇게 된다면 이름 기준으로 폰 번호가 다 틀어지는 현상이 발생되겠죠? 엑셀 데이터 정렬 사용하실 때 이점 유의하셔서 가시면 좋을 것 같습니다!